Een hogere voorspelbaarheid van de sales forecast met CRM software is een grote wens van management en directie. Hoe groot mag de afwijking zijn tussen de prognose en de werkelijkheid? Het liefst zo klein mogelijk natuurlijk. In dit artikel leg ik je uit hoe je dit voor elkaar krijgt. Het kan alleen zijn dat jullie huidige CRM software hier niet het meest geschikt voor is.
De standaard waarschijnlijkheid van de pipeline in CRM software
Een pipeline is een overzicht met alle lopende trajecten (opportunities) van het sales team. Een pipeline is opgebouwd uit een aantal stages (Gemiddeld tussen de 3 en 5). Het meest bekende model is AIDA, dat staat voor Awareness, Interest, Desire en Action. Iedere stage heeft hierbij een standaard waarschijnlijkheidspercentage dat de opportunity een deal wordt. Stel je hebt 10 opportunities in de Desire stage staan van ieder 5000,- dan is 20.000,- de totale gewogen waarde. Stel het target van de sales man/vrouw is ook 20.000,- dan zijn er theoretisch voldoende opportunities om dit target te behalen. Ik zeg theoretisch, want in de praktijk is dit namelijk niet het geval, waardoor grote afwijkingen tussen prognose en werkelijkheid ontstaan.
Het probleem van op deze manier naar een sales pipeline en sales forecast te kijken
Niet alle 10 opportunities hebben namelijk dezelfde kansen. Vaak weet de sales goed, welke van deze 10 echt kans hebben om een deal te worden en welke niet. Al is de meeste sales vaak te optimistisch en wordt er met name op buikgevoel geforecast, wat sterk af te raden is.
Bij de ene opportunity is er veel concurrentie, de ander bevindt zich eigenlijk niet in de ideale branche of heeft niet de ideale bedrijfsgrootte. Bij weer een ander zijn er best veel andere hoge prioriteiten, waardoor de kans op doorschuiven heel groot is. Kortom, alleen op deze wijze van kijken naar een pipeline is verre van voorspelbaar en leidt tot grote afwijkingen en frustraties bij management en directie.
Kwalificeren helpt al veel om de voorspelbaarheid van de sales pipeline omhoog te krijgen
Een belangrijke eerste stap om de voorspelbaarheid omhoog te krikken, is door iedere opportunity te kwalificeren. Dan heb ik niet over de ouderwetse BANT criteria, maar moderne criteria zoals POFT. Het zou het mooist zijn als de pipeline alleen maar gevuld is met ideale klanten. Omdat we niet in een ideale wereld leven, kunnen de meeste bedrijven dit zich niet veroorloven. Soms hebben opportunities net buiten de ideale klant criteria ook nog goede kansen. Naast kwalificatiecriteria zijn er namelijk nog meer aspecten die de waarschijnlijkheid beïnvloeden.
De echte oplossing van een betere voorspelbaarheid is door te werken met de Ideale Opportunity Waarschijnlijkheid
We hebben dus de algemene waarschijnlijkheid gekoppeld aan de stages, waarbij het van belang is om de opportunity goed te kwalificeren. Het derde onderdeel, om de voorspelbaarheid van de sales forecast goed op te krikken, is door de Ideale Opportunity Waarschijnlijkheid (IOW) toe te voegen. Deze toevoeging zet het buikgevoel van de sales om in meetbare feiten.
Dit zijn de wat softere aspecten die de waarschijnlijkheid enorm beïnvloeden. Is de klant bijvoorbeeld al concreet bezig met het kopen van een oplossing of niet? Ziet de klant jullie als leverancier of als Trusted Partner? Zijn er meer prioriteiten die wellicht hoger liggen of niet? Zo zijn er een aantal punten te noemen die de kansen op een deal sterk beïnvloeden.
Werk met een scorecard voor de Ideale Opportunity Waarschijnlijkheid
Ik heb 10 onderdelen ontwikkeld die tezamen de waarschijnlijkheid van de ideale opportunity (IOW) berekent. Deze punten heb ik vervolgens in een scorecard ondergebracht die dit automatisch berekent.
Het maximum aantal punten van 1 onderdeel is 10. De maximale score kan dus 100 zijn. De kleurtjes per onderdeel en de overall kleur met het getal geeft een goede indruk van de onderdelen waaraan gewerkt moet worden om de kans op een deal te vergroten. Hoe hoger de score hoe groter de kans op een deal. Samen met de reguliere waarschijnlijkheid in de stages geeft dit een goed beeld van de overall waarschijnlijkheid van de opportunities.
Geef aandacht aan de opportunities met de hoogste Ideale Opportunity Waarschijnlijkheid
Als we het voorbeeld van de 10 opportunities er bij pakken die allen in de Desire stage zitten, die in theorie allemaal 40% kans van slagen hebben, geeft de Ideale Opportunity Waarschijnlijkheid (IOW) de sales professional advies welke van deze 10 opportunities de beste kansen hebben. Tevens is de berekening van de gewogen waarde realistischer. Indien de IOW 77 is en de de stage kans 40 is, dan is de gewogen waarde 0,77*0,40* Opportunity Waarde. Als je dit doorrekent op al deze 10 opportunities kom je op een veel lagere, maar veel realistischere, totale gewogen waarde.
Aan de slag met de hoogste opportunity waarschijnlijkheid
Deze scorecard functionaliteit is in de meeste algemene CRM software niet aanwezig. De Sales Enablement CRM oplossing Membrain, waar wij business partner van zijn, heeft dit wel in zich.
Deze scorecard én Membrain is onderdeel van ons “Opportunity Systeem as a Service”. Dit is een compleet en kant en klaar sales systeem waarmee zo veel mogelijk klanten omgezet kunnen worden naar klanten. Dit systeem is als een abonnement in gebruik te nemen, inclusief proces, aanpak, instructie, implementatie, sales training, templates, rapportage, management, coaching en software.
Indien jullie de voorspelbaarheid van de sales forecast omhoog willen, maar niet over willen/kunnen stappen naar Membrain dan zijn er nog diverse mogelijkheden om dit in bestaande CRM software, zoals Pipedrive, Salesforce.com (embedded versie van Membrain) of Microsoft Dynamics 365 te doen.
Maak een online afspraak met mij om het “Opportunity Systeem as a Service” in actie te zien of om in gesprek te gaan over een betere voorspelbaarheid van de sales forecast.
